• Tiago Oliveira

Dicas para organizar os documentos da sua empresa


Localizar os documentos de uma empresa às vezes não é uma tarefa muito fácil, principalmente se na hora de arquivar, não houve uma preocupação com a forma de organizá-los. Mas uma boa organização e a guarda correta dos documentos corporativos é essencial para a uma gestão eficiente.

Esta prática deve ser difundida entre todos os funcionários, pois um documento perdido pode gerar um grande desperdício de tempo para aquele que fica procurando, diminuindo a sua produtividade, ou pior, prazos podem ser perdidos e pagamentos podem ser efetuados de forma equivocada, ocasionado perda de dinheiro para o negócio.

Então siga essas dicas e coloque a papelada em ordem!


Defina um local específico e adequado para guardar os documentos

Restringir o local de armazenamento já facilita bastante na hora de arquivar e também de procurar um documento. E dependendo do tamanho e da atividade da empresa, esse espaço pode variar de único armário com tranca até uma sala repleta de armários.


Documentos eletrônicos

Hoje em dia muitos documentos como notas fiscais, boletos, extratos bancários, certidões entre outros, podem ser arquivados eletronicamente, mas nem por isso a forma de arquivá-los deve ser negligenciada. É necessário que se crie um padrão para isso. Por exemplo, podem ser criadas pastas por tipo de documento, por período, por fornecedor ou cliente. O importante é criar um modelo que seja seguido por todos os funcionários. E é imprescindível gerar uma rotina de backups para evitar eventuais perdas de informações.


Documentos impressos

Existem diferentes tipos de documentos em uma empresa e talvez, para cada um deles, seja necessário criar um procedimento específico par arquivamento. O importante é que isso seja registrado de forma que qualquer pessoa da empresa saiba como guardar ou como localizar um determinado documento.

Por exemplo, as notas fiscais podem ser separadas por tipo de fornecedor ou apenas pelo nome, mas de qualquer forma, é essencial que sejam arquivadas junto com seus respectivos boletos e comprovantes de pagamento.

Documentos referentes à constituição da empresa, como o Contrato Social e respectivas alterações, e o cartão do CNPJ, por exemplo, precisam estar acessíveis.

Os papéis referentes aos funcionários devem ser separados em envelopes ou pastas e organizados em ordem alfabética para facilitar a localização. Já em relação aos livros de ponto, o ideal é que estejam dispostos em ordem cronológica.


Fique atento ao tempo de guarda

Para não ficar acumulando papéis desnecessariamente e nem se desfazendo deles no momento errado, é importante verificar os prazos de guarda exigidos para cada tipo de documento.

Alguns vão precisar ser preservados para sempre, mas outros podem ter prazos de obrigatoriedade de preservação ou validade. Se quiser, você pode anexar ao documento a informação com a data em que ele pode ser descartado. 


Sempre retorne o documento para o lugar correto

Depois de localizar e utilizar os documentos, é vital que ele retorne para o devido lugar, para que a organização seja mantida. Esse hábito deve ser cultivado em todos os tipos de empresa e por todos as pessoas que têm acesso aos arquivos.

Não perca tempo! Comece agora mesmo a colocar ordem nos documentos e arquivos da sua empresa. Você pode levar algum tempo para concluir este processo, mas no final, os resultados e benefícios certamente valerão a pena.

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